Medezeggenschap en toezicht:
een sterke combinatie

Good practice Stichting De Lichtenvoorde

DE DRIEHOEK 3D TROFEE

Case   Stichting De Lichtenvoorde

Deze beschrijving  is gebaseerd op de interviews met de betrokkenen bij het overleg in de “driehoek” bij de Stichting Lichtenvoorde.

De interviews zelf zijn, vanwege hun vertrouwelijk karakter, alleen bekend bij de jury, begeleidingscommissie en de genomineerden. Alle interviews zijn door de betrokkenen geaccordeerd.

De drie organisaties die voor de eerste Driehoek 3D Trofee genomineerd zijn, zijn geselecteerd op basis van de volgende criteria:

  1. een cultuur van structureel overleg tussen OR (COR) en RvC/RvT, waarbij zowel de voordrachtscommissaris als andere commissarissen betrokken zijn;
  2. regelmatig overleg met andere stake-holders: vakbonden en in voorkomende gevallen ook met grootaandeelhouders, externe toezichthouders, cliëntenraden.
  3. een OR die actief is op strategisch niveau.
  4. een gezamenlijk overleg tussen de drie raden dat leidt tot aantoonbare resultaten t.a.v. sociale, lange termijn en duurzame bedrijfsvoering
  5. oog voor diversiteit: te toetsen aan de hand van de samenstelling van de OR/RVC/RVT/Bestuur en/of het beleid.

Op basis van deze criteria is een vragenlijst opgesteld die van te voren aan de geïnterviewden is toegestuurd. Vervolgens is er met iedere betrokken partij in de driehoek een interview gehouden.

Geïnterviewden Stichting De Lichtenvoorde

Bij Stichting De Lichtenvoorde  zijn de volgende interviews gehouden:

Medezeggenschap:  Marion Winkelhorst (voorzitter OR), Agnes Kok (OR lid en ex voorzitter) en Willem Nijhuis (OR lid)

Bestuurder: Hans Poortier

RvT: Dianne Kortschot, voorzitter RvT, en Nicolette Cremers, lid RvT op voordracht van de OR

De OR telt negen leden, zeven vrouwen en een man.

De RvT bestaat uit vijf personen, een op voordracht van de OR, een op voordracht van de cliëntenraad en een op voordracht van de verwantenraad. En twee leden op persoonlijke titel.

Er is geen Raad van Bestuur maar een eenhoofdige leiding.

Algemeen

Stichting De Lichtenvoorde is een zorgaanbieder in de Achterhoek.  De organisatie is ontstaan vanuit een familie initiatief en als alternatief voor het wonen in grote instellingen. Dit  kenmerkt  de missie en visie van de organisatie tot op de dag van vandaag, ook in het overleg tussen de partners in de driehoek.

De Lichtenvoorde is HKZ gecertificeerd en is ook gecertificeerd voor de Roze Loper (tolerantie ten aanzien van seksuele diversiteit bij cliënten en medewerkers). De organisatie behoort ten aanzien van de toepassing van zorgtechnologie tot de koplopers binnen de sector, evenals bij het omgaan met kleinschalige zorg in de wijk en seksualiteitsvraagstukken.

Er zijn 36 kleinschalige woon-zorg locaties, 7 dagbestedinglocaties, 2 ambulante teams en een bestuurs/bedrijfsbureau. Intramuraal zijn er 525 cliënten, in de dagbesteding 263 en extramuraal 202.  Er werken 584 personen.

De nadruk ligt op kleinschalige zorg waarin zowel voor cliënten als hun verwanten, de medewerkers en vrijwilligers  een eigen rol is weggelegd en die in de praktijk ook door alle gremia wordt gerespecteerd. In de zorg en dienstverlening wordt het netwerk van de cliënt meegenomen. Om die reden is er zowel een cliënten- als een verwantenraad. Deze raden worden ook bij het overleg over de organisatie en inzet van de medewerkers betrokken.

Alle geïnterviewden in de driehoek van OR, bestuurder en Rv zijn trots op het gegeven dat men in sectorbrede cliëntwaardering- onderzoeken de afgelopen jaren steeds weer hoge scores heeft. Dat geldt ook voor dat de financiële positie ondanks de zware hervormingen nog steeds gezond en in control is.

Samenwerken aan de zorg

De missie en de daaruit voorkomende visie van Stichting De Lichtenvoorde zijn gezamenlijk door cliëntenraad, verwantenraad en ondernemingsraad geformuleerd.  Voor alle betrokkenen in de driehoek van overleg van OR, RvT en bestuurder geldt deze eveneens als kader voor het onderlinge overleg. Voor de OR betekent dit onder andere het vormgeven van een professionele organisatie met goed opgeleide en op samenwerking gerichte medewerkers.

Medewerkers werken in teams met een grote mate van verantwoordelijkheid zoals de ondersteuning van de cliënt, het maken van roosters, binnen het begrotingskader blijven etc.

De teams vormen de basis voor het handelen van de OR.  Per team is er een contactpersoon en deze bereidt samen met het team de komst van de OR voor. In die bijeenkomsten wordt toegelicht waar de OR mee bezig is en wordt informatie “opgehaald”. De OR pakt signalen op en gaat die serieus onderzoeken.

Recent voorbeeld is dat een eigen OR analyse van een medewerkertevredenheidsonderzoek leidde tot het voorstel voor meer begeleiders op de werkvloer.

Er is een structuur waarin de verschillende raden als cliëntenraad, verwantenraad, de OR en de RvT met elkaar een thema bespreken dat speelt in de organisatie. Een voorbeeld is het gaan werken in zelfsturende teams, waardoor de organisatiestructuur drastisch zou veranderen. Het besluit tot deze organisatiewijziging wordt niet aan de hand van een theoretisch model genomen, maar door eenieder hierbij te betrekken en de consequenties in kaart te brengen. Voor de OR is dat de eigen achterban c.q. de werknemers.  De OR is alert op de sociale gevolgen voor individuele werknemers  van een dergelijke nieuwe structuur. Men weet deze gevolgen vervolgens.zo goed te regelen dat de vakbond de OR complimenteert met zowel de inhoud als de procedure.

Overigens zijn alle betrokkenen in de driehoek trots op gegevens als een structureel laag ziekteverzuim, een tweede prijs in de Vernet Health ranking en een door werknemers als zeer positief ervaren 61 plus-regeling.

Een van de meest recente OR-voorstellen is om een relatie te leggen tussen het opleidingsreglement en missie en visie van de organisatie. Hoe koppel je dat aan de rol van de medewerker en het functioneren als team? Hoe krijg je dat concreet?

De Lichtenvoorde is genomineerd vanwege de positie die de OR inneemt  bij het ontwikkelen van medezeggenschap die betrokken is bij de koers van de regionaal gespreide organisatie. Een OR die daar de verschillende rollen bij weet te benutten. En die al in een beleidsvoorbereidende fase de achterban, mede door contactpersonen, inhoudelijk bij de besluitvorming betrekt. Dat is des te meer bijzonder omdat in een zorginstelling de focus van medewerkers primair op de cliënten en hun verwanten gericht is en minder op de eigen organisatie. Daarbij komt nog dat de medewerkers bij De Lichtenvoorde verspreid zijn over een aanzienlijk aantal locaties.

De driehoek vormgeven

Het op alle niveaus verantwoordelijkheid dragen voor de zorg voor cliënten, hun verwanten en daarmee samenhangend de professionaliteit van de medewerkers tekent zich ook af in het functioneren van de driehoek.

De OR en de RvT hebben niet alleen een structureel contact. De RvT voelt zich inhoudelijk betrokken bij de organisatie en de twee geïnterviewde RvT-leden hebben mede vanwege hun beroepspraktijk een professionele inbreng en daarmee een toegevoegde waarde aan het functioneren van De Lichtenvoorde. Een van de RvT leden is op voordracht van de OR benoemd. De OR heeft hierbij nadrukkelijk gezocht naar iemand die qua professionaliteit een goede aanvulling zou zijn op de andere leden.

De bestuurder voelt zich zeer gesteund door deze structuur en de transparante wijze van overleg tussen alle betrokkenen in de driehoek.  Een dergelijke vorm van samenwerking heeft hij in functies bij andere organisaties niet als zodanig  aangetroffen.

Kenmerkend voor de cultuur van het overleg is dat bij het afnemen van de interviews blijkt dat iedere geleding de vragenlijst reeds zelf én in overleg met de anderen heeft beantwoord. En dat met veel plezier gedaan heeft. Dat mag transparantie heten!

De driehoek draait.

Alle partijen hechten zeer aan de huidige vorm van samenwerking in de driehoek omdat deze veel ruimte biedt en transparant is.

Gezien vanuit de OR: de OR heeft een profiel voor het voor te dragen RvT lid opgesteld. Voor het functioneren en “beter” maken van de organisatie wordt het gebruik kunnen maken van de expertise van met name de RvT als heel ondersteunend ervaren. Met de RvT-leden is er zowel formeel als informeel contact.

In de relatie met de bestuurder wil de OR deze “prikkelen” en de cultuur van openheid verder ontwikkelen. Men schuwt het niet om feed-back te geven

Het is mogelijk om in alle openheid achterbanraadplegingen te houden. Daarbij zijn niet alleen de werknemers maar ook de cliënten- en verwantenraden betrokken. Het achterbanoverleg is verder vormgegeven door per team een contactpersoon te hebben.

De OR maakt deel uit van het ROR (Regionaal Overleg Ondernemingsraden) en heeft zich aangesloten bij de Alliantie M3, een groep van kleine zorgverleners.

Wat betreft de bestuurder: het samenwerken in de driehoek in een cultuur van openheid is invulling van zijn wens om niet via een “zandloper” model te functioneren. Illustratief is de “escape”-lijn waarbij managers zelf naar de RvT kunnen toestappen. In combinatie met veel informele contacten wordt de communicatie ook via de formele en schriftelijke kanalen geborgd.

De RvT neemt zijn taak zeer serieus. Opvallend is dat men heel bewust aan de eigen ontwikkeling werkt door te “sparren” met andere toezichthouders, door lid te zijn van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ) en een eigen Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP) op te stellen.

Daarbij komen ook inhoudelijke thema’s als de werving en selectie van een bestuurder, innovatie en zelfsturing aan de orde.

Er is jaarlijks een (art 24) overleg met de RvT, OR en bestuurder waarbij teruggekeken wordt naar het voorbijgaande jaar en de toekomstplannen voor het komende jaar. De agenda wordt gezamenlijk vastgesteld. Tweemaal per jaar is het RvT lid op voordracht van de OR aanwezig bij een OR vergadering.

Ten minste eenmaal per jaar wordt door de bestuurder een “radenavond” gehouden met het managementteam, de verwantenraad, de cliëntenraad, de OR en de RvT. Dat is een statutair vastgelegde overlegvergadering over een actueel thema, zoals zelfsturing.

De overgang naar zelfsturing hield een reorganisatie in en betekende een managementlaag minder. Dat raakt zowel werknemers als cliënten. Beiden dien je dan ook bij de besluitvorming te betrekken. De OR heeft twee achterbanmiddagen georganiseerd , constateerde een groot draagvlak en heeft op basis daarvan geadviseerd. Hierbij zijn ook afspraken over de sociale gevolgen gemaakt.

Wat betreft de selectie van de nieuwe bestuurder hebben RvT en OR van De Lichtenvoorde samengewerkt. Bijzonder is dat door RvT en de OR gezamenlijk onlangs een 360 graden-feedback georganiseerd is, toen de bestuurder een jaar functioneerde.

De RvT heeft enkele keren met een externe observator vergaderd. De Zorgbrede Governance Code geldt hierbij als kader. De RvT verdiept zich in de organisatie, o.a. door het vergaderen op verschillende locaties en het feeling zoeken met cliënten en verwanten. En door een combinatie van formeel en informeel contact met de OR. Dat tekent de cultuur van de organisatie De Lichtenvoorde.

Alle betrokkenen in de driehoek zijn trots op het feit dat ze als eerste organisatie in deze sector het keurmerk “de Roze Loper” gekregen hebben voor acceptatie en ondersteuning van LHTB voor mensen met een beperking.

De criteria

Het toetsen van de driehoek aan de criteria leidt tot de volgende conclusies:

  1. er is een structureel overleg tussen OR, bestuurder en RvT waarbij ook inhoudelijk gezamenlijk vormgeven wordt aan organisatieontwikkelingen zoals de introductie van zelfsturende teams;
  2. er is regelmatig overleg met andere stake-holders als de cliënten en verwantenraad. Met de vakbonden wordt regelmatig getoetst of men aan de CAO en andere verplichtingen voldoet. Tot nu toe levert dat geen problemen op.  Integendeel: er is “geplust” en eenieder is tevreden;
  3. de OR functioneert professioneel en op strategisch niveau en weet hierbij de achterban in brede zin te betrekken. Opvallend is dat men erin is geslaagd om een voor een zorginstelling bovengemiddeld “organisatiebewustzijn” te creëren;
  4. er is geen Raad van Bestuur maar een bestuurder die de huidige structuur in de driehoek als zeer ondersteunend ervaart;
  5. diversiteit hangt nauw samen met de missie en visie van Stichting De Lichtenvoorde. Er is een keurmerk Roze Loper, waar men zeer trots op is.

Al met al kan gesteld worden dat Stichting De Lichtenvoorde terecht tot de drie genomineerden behoort.

Tineke de Rijk